Co i jak załatwić - lista wydziałów
Lista informacji
- Referat Spraw Społecznych - dowody osobiste ›
- Biuro Oświaty i Spraw Społecznych ›
- Biuro Organizacyjne ›
Wioleta Stupnicka - Cencora, telefon: 65 540 86 41, e-mail: wioleta.cencora@wschowa.pl
Siedziba:
Urząd Miasta i Gminy Wschowaul. Rynek 167-400 WschowaZakres spraw i zadań do realizacji:
Do zadań Biura Organizacyjnego należy:1. prowadzenie sekretariatu - zapewnienie obsługi kancelaryjno-biurowej Burmistrza oraz Zastępców Burmistrza;
2. udzielanie informacji o zakresie kompetencji organów administracji publicznej i jednostek organizacyjnych Gminy oraz trybie załatwiania spraw w Urzędzie;
3. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu;
4. prowadzenie ewidencji korespondencji, delegacji, szkoleń;
5. prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz rejestru pism wpływających do Urzędu;
6. prowadzenie rejestru gminnych jednostek organizacyjnych;
7. przygotowywanie pomieszczeń i obsługa kancelaryjna spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza;
8. przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, bądź kierowanie ich do właściwych Dyrektorów Biur;
9. prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza;
10. prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień Burmistrza;
11. sporządzania okresowych sprawozdań Burmistrza z realizacji uchwał Rady wykonywanych zadań oraz podejmowanych działań;
12. prowadzenie obsługi kancelaryjno - biurowej Rady i jej Komisji;
13. obsługa kancelaryjna działalności Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady;
14. podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej Komisji;
15. protokołowanie sesji Rady;
16. organizacja właściwego obiegu dokumentów, przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej Komisji oraz poszczególnych radnych;
17. przekazywanie uchwał do publikacji oraz do właściwego nadzoru prawnego;
18. prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych;
19. organizowanie i obsługa narad, konferencji i spotkań z mieszkańcami zwoływanych przez Przewodniczącego Rady i Przewodniczących Komisji Rady;
20. współdziałanie przy organizowaniu wyborów: samorządowych, parlamentarnych, prezydenckich, europarlamentarnych i innych;
21. organizowanie wyborów ławników do sądów powszechnych;
22. prowadzenie archiwum zakładowego:
1) przyjmowanie i gromadzenie akt,
2) ewidencjonowanie akt,
3) udostępnianie akt zgodnie z przepisami prawa,
4) podział akt na kategorie,
5) konserwacja akt,
6) brakowanie akt oraz niszczenie akt,
7) przekazywanie akt kategorii "A" do właściwego Archiwum Państwowego;
23. prowadzenie dokumentacji z zakresu przynależności Gminy do stowarzyszeń;
24. zapewnienie obsługi administracyjno-gospodarczej Urzędu poprzez:
1) zarządzanie budynkami Urzędu, zlecanie i nadzorowanie prowadzonych w nich bieżących prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych,
2) zapewnienie ochrony mienia Urzędu,
3) analizę kosztów funkcjonowania Urzędu, w tym ewidencję zużycia wody, prądu, gazu, itp.
4) planowanie i organizację zaopatrzenia materiałowo - technicznego w środki trwałe, materiały biurowe i kancelaryjne,
5) obsługę i zabezpieczenie łączności telefonicznej i internetowej,
6) racjonalne gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami, formularzami,
7) zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, kasowanie ich po zużyciu, prowadzenie rejestru pieczęci,
8) prowadzenie ewidencji i rejestru kluczy,
9) zamawianie i prenumerowanie wydawnictw, czasopism, dzienników i materiałów internetowych, zaopatrywanie w literaturę fachową.
25. wykonywanie czynności związanych z ogłaszaniem pism i obwieszczeń na tablicach ogłoszeń Urzędu, dbałość o ich wygląd;
26. zapewnienie bezpieczeństwa danych zawartych w komputerowych zbiorach danych Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi przyjętymi w Urzędzie;
27. prowadzenie ewidencji oświadczeń majątkowych składanych Burmistrzowi i Przewodniczącemu Rady, przesyłanie do właściwych Urzędów Skarbowych oraz współdziałanie przy opracowaniu sprawozdań;
28. wykonywanie zadań z zakresu BHP:
1) przestrzeganie i egzekwowanie obowiązujących w zakresie przepisów BHP,
2) szkolenie nowo przyjętych pracowników i przeprowadzanie szkoleń okresowych w tym opracowywanie i aktualizacja programów szkolenia,
3) analizowanie występujących zagrożeń chorobowych i wypadkowych,
4) przeprowadzanie kontroli warunków pracy i przestrzegania zasad BHP w Urzędzie,
5) prowadzenie dokumentacji związanej z wypadkami w drodze do i z pracy oraz w pracy,
6) prowadzenie dochodzeń powypadkowych,
7) prowadzenie rejestrów wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
8) opiniowanie konieczności stosowania środków ochrony indywidualnej oraz wypłacania pracownikom ekwiwalentu za stosowanie odzieży własnej.
29. prowadzenie rejestrów zawieranych umów;
30. organizowanie prac związanych z aktualizacją statutu Gminy i statutów jednostek pomocniczych;
31. kompletowanie i przechowywanie aktów normatywnych oraz zbiorów przepisów prawa;
32. obsługa informatyczna Urzędu:
1) nadzór nad całością prac związanych z informatyzacją Urzędu w tym wdrażaniem programów we współpracy z Dyrektorami Biur i Kierownikami Referatów,
2) dokonywanie analiz w zakresie rozwoju systemu informatycznego oraz zgłaszanych potrzeb w tym zakresie przez Dyrektorów Biur i Kierowników Referatów,
3) zapewnienie ochrony oprogramowania i zabezpieczenie przed dostępem do zasobów informatycznych osób nieupoważnionych,
4) analizowanie ofert programów komputerowych pod kątem przydatności i możliwości zastosowania w Urzędzie,
5) obsługa informatyczna (serwis) oraz doradztwo informatyczne dla pracowników Urzędu,
6) administrowanie siecią komputerową Urzędu, w tym zarządzanie systemem dostępu do zbioru danych i zapewnienie prawidłowej realizacji ustaw i przepisów szczególnych w tym zakresie,
7) wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych z serwera sieciowego i danych z innych programów,
8) prowadzenie dokumentacji związanej ze sferą informatyki, w tym dotyczącej legalności oprogramowania i odpowiednie jej przechowywanie,
9) zapewnienie dostępu do informacji publicznej w systemie informatycznym;
33. przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Biurami/Referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady Rady oraz jej komisji;
34. prowadzenie rejestrów i zbiorów:
1) uchwał Rady,
2) wniosków i interpelacji radnych,
3) opinii i wniosków z komisji Rady;
35.organizowanie szkoleń radnych;
36.współpraca z komisarzem wyborczym w zakresie organizacji wyborów i referendów;
37.przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od radnych oraz pracowników samorządowych;
38. przyjmowanie wniosków interesantów do dalszego załatwienia i kierowanie do odpowiednich Biur/Referatów;
39. sprawdzanie załączników do składanych wniosków pod względem formalnym;
40. prowadzenie ewidencji korespondencji;
41. przekazywanie do właściwych Biur/Referatów korespondencji wpływającej do Urzędu;
42. prowadzenie spraw pracowniczych, w tym:
1) prowadzenie dokumentacji kadrowej pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
2) prowadzenie wymaganych przepisami prawa rejestrów, sporządzanie analiz i sprawozdań,
3) wykonywanie zadań związanych z dyscypliną pracy, ewidencją urlopów, badań okresowych, szkoleń BHP,
4) podnoszenie kwalifikacji pracowników,
5) gospodarowanie odzieżą ochronną i roboczą,
6) przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska w Urzędzie,
7) kierowanie zapytań do Krajowego Rejestru Karnego;
8) przeprowadzenie okresowych ocen pracowników samorządowych,
9) przygotowywanie dokumentów, druków i wniosków dotyczących nagród, wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych,
10) sporządzanie list płac oraz innych dokumentów finansowych i wypłacanie należności na ich podstawie,
11) prowadzenie dokumentacji wypłaconych zasiłków chorobowych, rodzinnych i innych ze środków ubezpieczenia społecznego,
12) wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracowników rozliczanie umów cywilno–prawnych,
13) naliczanie składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy,
14) sporządzanie dokumentów rozliczeniowych do urzędów skarbowych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz innych organów publiczno- prawnych zgodnie z obowiązującymi przepisami
15) sporządzanie dokumentów rozliczeniowych dla pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych,
16) naliczanie i rozliczanie składek PFRON,
17) sporządzanie sprawozdań z wynagrodzeń,
18) naliczanie odpisów na ZFŚS i ewidencja zdarzeń gospodarczych funduszu,
19) nadzór finansowy nad wykorzystaniem środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz kontrola ZFŚS;
43. koordynacja działań dotyczących stosowania procedur przy udzielaniu zamówień publicznych wynikających z Prawa Zamówień Publicznych oraz poniżej progów wynikających z Prawa Zamówień Publicznych, w tym:
1) wykonywanie czynności niezbędnych dla dokonania wyboru trybu zamówienia publicznego,
2) opracowywanie, na podstawie informacji przekazanych przez Dyrektorów Biur i Kierowników Referatów harmonogramów udzielania zamówień publicznych,
3) przyjmowanie wniosków o udzielenie zamówień publicznych,
4) wnioskowanie do Burmistrza o powołanie komisji przetargowych,
5) przesyłanie ogłoszeń do Biuletynu Zamówień Publicznych i Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich,
6) udział w pracach komisji przetargowej,
7) prowadzenie dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych,
8) obsługa organizacyjna – techniczna prac komisji przetargowej,
9) wydawanie i przesyłanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
10) udostępnianie protokołów postępowań o udzielenia zamówienia wraz z jego załącznikami,
11) przechowywanie i archiwizacja dokumentacji przetargowej,
12) opracowywanie projektów i aktualizacji regulaminów udzielania zamówień publicznych,
13) prowadzenie rejestru zamówień publicznych udzielanych w Urzędzie,
14) prowadzenie rejestru umów zawartych w ramach zamówień publicznych,
15) prowadzenie zamówień poniżej progów wynikających z Prawa Zamówień Publicznych,
16) przygotowywanie sprawozdań w zakresie zamówień publicznych,
17) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Urzędu w sprawach zamówień publicznych,
18) udzielanie informacji, wyjaśnień i porad w zakresie zamówień publicznych.Biuro Organizacyjne przy znakowaniu spraw używa symbolu BOReferat Rady Miejskiej przy znakowaniu spraw używa symbolu RRMReferat Kadr, Płac i Szkoleń przy znakowaniu spraw używa symbolu RKPReferat Zamówień Publicznych przy znakowaniu spraw używa symbolu RZPReferat Rady MiejskiejKierownik Referatu Rady Miejskiej - Maria Wilczak (Biuro Rady Miejskiej), telefon: 65 540 86 27, e-mail: maria.wilczak@wschowa.plNatalia Rogozińska telefon: 65 540 86 27, e-mail: natalia.rogozinska@wschowa.plReferat Kadr, Płac i SzkoleńRenata Chiciak – telefon: 65 540 86 61, e-mail: renata.chiciak@wschowa.plBiuro Obsługi Interesanta/Sekretariat/Kancelaria urzęduIwona Szmagaj, telefon: 65 540 86 00, e-mail: iwona.szmagaj@wschowa.plMagdalena Rzepecka telefon 65 540 86 00, e-mail: magdalena.rzepecka@wschowa.plAnna Brzechwa-Tobólska (sekretariat), telefon: 65 540 86 50; 65 540 86 58, e-mail: sekretariat.umig@wschowa.plMałgorzata Walczak (nieobecna)Referat Zamówień PublicznychBarbara Nowodworska, telefon: 65 540 86 42, e-mail: barbara.nowodworska@wschowa.pl
Ewa Bogusławska telefon: 65 540 86 42, e-mail: .boguslawska@wschowa.plReferat AdministracyjnyPiotr Tchórzewski (kierowca)Janusz Kuczkowiak (pracownik gospodarczy)Bożena Molińska (personel sprzątający)Urszula Łakoma (personel sprzątający)Telefon kontaktowy:
Godziny urzędowania:
Poniedziałek - Piątek 7:30 - 15:30 - Biuro Budżetu i Finansów ›
- Biuro Gospodarki Przestrzennej i Nieruchomości ›
- Biuro Gospodarki Komunalnej i Środowiska ›
- Biuro Inwestycji i Infrastruktury ›
- Urząd Stanu Cywilnego ›
- Referat Audytu i Kontroli ›
- Referat Rozwoju ›
- Referat Komunikacji Społecznej ›
- Referat do spraw obronnych, OC i Zarządzania Kryzysowego ›
- Straż Miejska ›
